上海市松江区文诚幼儿园
 
 
   
 
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制度建设
文诚幼儿园档案管理制度
发布日期: 2014-10-08 12:27:521

档案室库房管理制度

一、档案库房是幼儿园的重要部门,非档案工作人员不准擅自入内,获准进入库房人员,不准随意翻阅档案材料。

二、库房内严禁吸烟,不准对方杂物或存放易燃、易爆等物品。

三、库房内要保持整洁、通风和适宜温度,严格做好防火、防高温、防潮、防霉、防鼠、防虫、防尘、防盗等工作。

四、库房内照明,一律使用白炽灯,不准私自拆装电气线路和设备。

五、库房及文件柜钥匙由专人负责保管,不准随意委托他人代管。

六、每天上班时对库房进行安全检查,下班前要关闭门窗,切断电源;凡有事离开,必须随手关门,以防发生以外。

七、对档案案卷要进行定期检查,发现有破损、霉变的档案材料要及时进行修补和复制。

 

档案材料的收集、整理制度

一、材料的收集网络,了解和掌握信息,积极收集材料,充实档案内容。

二、主动与形成材料部门保持联系,使之配合档案材料的收集,严格执行归档范围。

三、收集的材料,必须经过认真的鉴定,属归档的材料要真实、完整、齐全,文字清晰,对象明确,手续完备,不得使用铅笔、圆珠笔。

四、对不符合归档要求的材料,应通知形成材料的部门及时纠正后再予以归档。

五、各职能部门应做好对归档材料的主动收集,预立卷工作,并由档案网络人员主动定期向本单位档案部门移交。

六、各专业职能部门形成的专业、专门档案应按规定及时向本单位档案部门移交。

七、对移交的档案、材料作好记录,办好移交手续。

八、对归档的文件材料应进行科学、系统的整理。

 

 

 

立卷归档制度

一、凡属本单位归档范围的文件材料,均由各部门进行收集、整理、保管,并按规定移交档案室集中保存。

二、凡本单位各类人员外出学习或开会形成带回的文件,均应先交本单位登记、归档,任何人不得据为己有和拒绝归档。

三、凡归档的文件材料,都必须做到书写材料优良,行文格式符合规范,字迹工整,图象清晰,签字手续完备,遵循立卷规则等。

四、本单位各部门应于每年三月底前交档案室,档案人员应于每年六月底前立卷归档完毕并编制目录,进入管理和利用。

 

档案鉴定、销毁制度

一、本单位档案室档案的鉴定、销毁工作,由本单位档案室组织实施。

二、档案室销毁的档案,一般指保管期满经鉴定无存放价值的档案。

三、档案销毁一般由本单位档案室人员根据档案保管期限先提出工作意见,列出销毁清单,再由档案鉴定小组逐卷进行鉴定,提出鉴定结论。

四、经鉴定为销毁的档案,由鉴定小组负责编制销毁清册和撰写销毁档案的销毁

报告。

五、凡本单位档案室销毁档案,须经单位领导审查批准,方可销毁。

六、为慎重起见,准备销毁的档案,经领导批准后继续保存一年后再执行。

七、对批准销毁的档案,必须化为纸浆或焚毁,不得出卖或做它用。

八、档案销毁时,应指派专人监销。销毁后,监销人应在销毁清册上证明“已销”

字样和销毁日期及方式,并签名盖章以示负责。

九、销毁清册一式二份,一份归入全宗卷,另一份上报上级单位备案。

 

档案查阅利用制度

一、档案室应建立档案查阅制度,并根据管理及利用的需要,编制必要的目录、索引等检索工具,为利用者提供方便。

二、凡查阅、借用本单位档案,需经本单位及部门领导批准后方可查阅。

三、凡查阅、借用档案者均应办理利用手续,填写“借阅登记”或“档案利用效果登记表”,借阅者有义务协助档案室做好利用效果统计。

四、查阅档案时,不准折叠、批点、抽换、涂改、污损、剪裁、撕毁档案。

五、凡要摘抄复制档案材料,必须说明理由,经档案管理人员同意后方可进行。

六、注意保守秘密,未经允许,档案内容一律不得外泄。

 

档案保密制度

一、一切档案材料都是国家的宝贵财产,任何人都不能私占和外传。档案人员应有高度的保密观念,并要有良好的保密习惯,自觉、严格地执行保密守则。

二、在档案的立卷、归档、保管、借阅、移交、销毁等各个环节中都必须严格按规范和制度办理,防止发生差错。

三、档案人员不得利用工作之便擅自摘抄机密文件及档案材料。

四、非档案工作人员不得擅自进入库房和随意翻阅档案。

五、档案库房钥匙应专人负责,不得随意托他人代保管。

六、档案人员有调动,必须在分管领导的监督下做好移交手续,以明责任。

 

档案保管统计制度

一、各类档案的收进、移出要及时进行登记。

二、每年年底对档案的利用情况(利用人次、利用卷次) 按照利用目的进行分类统计。

三、按上级业务部门的要求做好统计工作, 实行统一的统计方法和口径。

四、准确、及时完成上级有关部门下达的各类报表。

五、做好档案利用统计工作,并对档案的统计情况进行综合性分析,以促进档案管理水平的提高。

 

档案管理制度

一、学校档案由档案室专人负责管理,任何人不得私自进入档案库房。

二、档案保管,首先应确保档案的安全,努力做到“八防”即防火、防尘、防潮、防高温、防光、防盗、防蛀、防鼠的要求。

三、对机密文件(物)档案和材料,应有专门登记,查阅者须经领导审批并在库房内查阅,不准带出库房。

四、凡借阅档案者,必须认真填写好借用登记表,一般应一周内完整归还。

五、档案利用者借阅档案,不准擅自复制、拍摄、篡改、抽取档案,违者追究法律责任。

六、对录像带、录音带、计算机软盘等特种档案,根据其特殊性质,采取特别保护措施,分开保管。

七、档案库房内,严禁吸烟和存放易燃、易爆等有害物品。

八、维护档案质量的安全和保管库内环境清洁。

 

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